9月30日にcrossnoteのバージョンアップを行い、以下の改善を行いました。

• ガントチャートの機能向上
• ルール・テンプレートを用いた構造化文書作成機能の強化
• 新旧比較文書作成機能の機能向上
• 参照・派生機能の強化

1.ガントチャートの機能向上

ドキュメント開発のスケジュール、および進捗状況を視覚的に把握するにはガントチャートが便利です。今回のバージョンアップではガントチャートを大幅に機能向上させました。

新しいガントチャートでは左側に表が追加され、ファイル名やステータス、担当者、進捗状況などが表示されるようになりました。またスケジュールの設定の仕方もわかりやすくなっています。

crossnoteのガントチャートは単なるプロジェクト管理用お絵かきツールではありません。crossnote上で開発している各ドキュメントの状況がそのままチャートに反映します。ドキュメント・ステータスをベースに全体のフローを設計するため、各ドキュメントのステータスを進めることで、それが自動的にチャートへ反映されるのです。

2.ルール・テンプレートを用いた構造化文書作成機能の強化

従来、XMLを用いた構造化文書作成は、理念としては良くても一般のユーザにはXMLの構造を考えてXMLタグを選択するという行為自体が難しく、構造化文書を作成・普及させる上でのネックになっていました。

今回crossnoteがリリースしたルール・テンプレートによる構造化文書作成機能では、XMLタグを選ぶのではなく、ドキュメント構造の対象の位置に即した文書部品をルール・テンプレートから選ぶことで構造化ドキュメントを作成できるようになりました。これは一般のユーザでも十分に使いこなせるものです。

3.新旧比較文書作成機能の機能向上

新旧比較文書の作成機能を改善し、crossnoteドキュメントの履歴間の比較だけでなく、参照・派生関係のドキュメント同士での比較文書が作成できるようになりました。

また比較モード（文字単位、単語単位、分単位）や用紙設定などについて、細かい条件設定が可能になりました。次の画面は作成した新旧比較文書をWord形式でエクスポートした場合の例です。

4.参照・派生機能の強化

従来の参照形式での貼り付け（元データをそのまま反映する形式）に加え、派生形式での貼り付け（内容をもち変更できる形式）をメニューに加えました。

派生コピーは参照・派生タブを通してコピー元と先のそれぞれの状態がわかり、ワンタッチで変更されたファイルの一斉置き換えができます。

8月1日 に crossnoteのバージョンアップを行いました。特徴的な部分を掻い摘んで説明いたします。

1.  crossnote ML リリース

crossnoteの新しいオプション機能として、機械学習によりドキュメントを自動分類する crossnote ML (Machine Learning)をリリースします。crossnote MLは機械学習の仕組みを応用し、分類したい例（教師データ）をある程度与えるとその傾向を学習・分析し、crossnoteに保存されたドキュメントを自動的に分類する仕組みです。

crossnote MLにはドキュメントからテキストを抽出・分解し、適切なフィルタリングなどを行う前処理の仕組みや、機械学習を行うエンジン、分類状態の評価機能、安定的に自動運用するための技術がワンセットになっており、データサイエンティストと呼ばれる人のサポートが無くても、誰にでもお使いいただける仕組みになっています。

使い方は色々です。例えば製薬会社において、PMDAからの照会事項の問合せに備え、過去のやり取りを幾つかの観点に基づいて分類しておくとか、マニュアル作成においてFAQを自動的にカテゴライズできるようにしておき、新しい問い合わせにも対応しやすくする、など、様々な使い方が考えられます。

分類対象のドキュメントはcrossnoteドキュメント、テキストファイル、WordやExcel、PDFなど、様々なファイルで可能です。

なおcrossnote MLは弊社技術顧問の、ニューヨーク大学准教授　関根聡氏との共同研究を元に開発しております。

2. crossnote Share機能改善

前回リリースしたばかりですが、さらに機能改善を進め、よりわかりやすく、より使いやすくなりました。

• 外部ユーザーにファイルを渡す際、同時にメールを送れるようにしました。
• 初回利用時にユーザーID、パスワードをどう入力するか、などをよりわかりやすくしました。
• 外部ユーザーの画面をcrossnoteユーザーもログインして確認できるようにしました。
• 操作ログが見えるようになりました。

3. crossnote本体の機能改善

crossnote本体もいろいろと機能改善を行っています。

• 承認フローが使いやすくなりました。
• 質問・コメント機能を改善し、よりシンプルな構成になりました。
• crossnoteドキュメントをWordファイルに変換する際、Wordでの編集結果を元のcrossnoteドキュメントに戻すことができるWord循環型フォーマットをサポートしました。
• crossnoteドキュメントによるブランチ編集機能がサポートされました。ブランチからソース、ソースからブランチへ、ドキュメントの部品単位での反映が可能になりました。
• 業務に応じてメニューをカスタマイズできるようになりました。

この度、新機能 crossnote Shareをリリースします。

crossnote Shareとは外部のユーザと安全にファイルをやり取りするためのオプション機能です。手軽に外部ユーザを招待でき、利用も容易で、かつ安全です。

予めBoxを作成し、そこに外部ユーザを招待すると、crossnote上のファイルをワンタッチで外部ユーザに渡したり、外部ユーザがBoxにアップロードしたファイルを取り込むことができます。

crossnoteのファイルを渡すには、ファイルを選んで右クリック→「Share BOXへのエクスポート」を選ぶ→どのBOXに入れるかを選択、これだけで完了です。

逆に外部ユーザからファイルを受け取る場合は、まず外部ユーザがファイルをShare BOXにアップロードすると、crossnoteユーザに通知メールが届きます。それをcrossnoteに取り込むには、取り込み先のフォルダを選択して右クリック→「Share BOXからインポート」を選ぶ→対象のBOXとファイルを選択、これだけで完了です。なおインポート時にはファイルに属性キーワードを設定することもできます。

外部ユーザの誰がいつ、どのファイルをダウンロードしたか、とか、crossnoteに取り込んだファイルは誰からいつ受け取ったものかなどの情報はcrossnoteの変更履歴や参照情報などに統合され、ファイルの受け渡し全般をトラッキングできるようになります。

crossnote Shareについてのお問い合わせはこちらまで。

本日開催されたeCTD研究会主催第５回シンポジウムにおいて、crossnoteの拡張機能として開発を進めているeCTD ver 4.0ビュアーをご紹介させていただきました。おかげさまで非常に多くの反響を得ることができました。関係者の皆様、ありがとうございました。

eCTDを知らない方のために簡単に説明しておきますと、eCTDとは日米欧で新医薬品の承認申請様式や添付データ、申請資料等の共通化を目指し、ICH(日米EU医薬品規制調和国際会議)で定めされた電子フォーマットです。現在ver 3.2で運用しているのですが、ver 4.0へのバージョンアップが今後予定されています。

当社は現在のところ、ver 3.2において国産唯一のeCTD対応編纂ツールのメーカーです。データの関連性の定義などが大幅に変わるver 4.0ではこの編纂ツールもほぼ０からとも言える大幅な作り直しが必要です。そして現時点ではまだver 4.0の規格が正式版になる前の段階ですので、まだ手探り状態なのですが、敢えてこの時期に、eCTDの関係者が多く集まるシンポジウムで今後への展望を示すという観点で実際に動いているものでお見せしたいと考え、日夜開発にいそしんできました。

ありがたい事に、本日非常に多くの方から反響を頂き、また国産メーカーとしての激励の言葉等も頂くことができ、恐縮至極です。

引き続き開発を進めていく所存ですので、関係者の方々、今後ともよろしくお願いいたします。

2016年最初のリリースのお知らせです。2月15日に、crossnote ver 1.7.10をリリースしました。

今回のバージョンアップでは様々なアプリケーションとの連携を容易にする「フォルダ同期」機能を追加しました。また他の文書管理システムとの間でのデータ移行を簡単にする「データ移行ツール」も追加しました。

フォルダ同期機能について

crossnoteは様々なアプリケーションのファイルを扱うことができますが、一般のOSとは異なるファイル管理方式を採用しており、例えばAdobeのInDesignにおける画像ファイルなど、複数のファイルを同時に扱うアプリケーションでは使いにくい場合がありました。

フォルダ同期機能を使うと、プロジェクトのデータをOS上の通常のフォルダやファイルとして扱うことができるようになり、InDesignなどのアプリケーションでも連携して利用しやすくなりました。

使い方は「フォルダとの同期を開始」にチェックを入れるだけで、簡単です。

同期を開始すると、プロジェクトのデータが同じフォルダ構成でエクスポートされます。crossnoteのワークスペースに修正を行った場合、即座にOS側のファイルも修正されます。またOS側のフォルダにファイルを追加したり削除した場合、それらがcrossnote側に自動的に取り込まれます。コミットや修正の破棄などの操作は今まで通りです。

ちなみにcrossnoteはWindowsだけでなく、MacOS XやLinuxもサポートしています。このフォルダどの同期機能はMac OS Xでも動作しますので、Macを使っているデザイナーとデータをやり取りする仕組みとして使うのにもお勧めです。

データ移行ツール

他の文書管理システムとの間でのデータ移行作業を容易に実行できる仕組みとしてデータ移行ツールをリリースしました。これを使うとメタ情報（属性キーワード）や最終更新日時、改訂バージョンなどのメタ情報をExcelで受け渡すことができます。またデータ検証用キーを用いてデータ移行が確実に実施されているかを検証することもできます。

crossnoteについてのお問い合わせはこちらまで。

11月5日にcrossnote ver 1.7.9をリリースしました。

今回のバージョンアップの目玉は次の２つです。

１．crossnoteドキュメントから新旧比較対照表を容易に作成する機能

２．特定の文字列を■■■などの伏字に置き 換えたり、書式を置換することが出来るようになりました。（タグスタイル変換機能）

新旧比較対照表作成機能

まず最初にご紹介する新旧比較対照表とは、ドキュメントの中でどこがどのように改訂されているのかが一目でわかるような表のことで、下図のように出力されます。（Wordでの出力例）

crossnoteドキュメントについては履歴から簡単に比較表を作成できるようになりました。変更されたテキスト部分はハイライトします。図形や表についても比較可能です。

タグスタイル変換機能

次にタグスタイル変換機能をご紹介します。これは「One source, Multi use」を極めて簡単に実現するための仕組みで、難しいプログラミング作業などを介さずに、誰にでも簡単に利用することができます。

タグスタイル変換機能を使うと、予め文章中に「タグ」を設定しておき、出力時にマスクをかけたり、書式を変換することができます。変換方法を指定しているタグスタイルファイルを切り替えることで、１つのソースから様々な出力結果を得ることも可能です。

ソースとなるテキストにタグを設定した例です。CTRL+SPACEキーで表示されるポップアップでドキュメントにタグを設定します。

<mask>～</mask>　とある部分や、<attension>～</attension>となっている部分がタグ付けされています。これに対してタグスタイルファイルを用意し、各タグに対してどのような変換を行うのかを指定します。

WordやPDF、HTMLなどへ出力する際に、タグスタイルファイルを適用することで、下のように変換して出力することができます。

詳細な説明についてはこちらをご覧ください。また今回のバージョンアップではこの他にも数多くの機能改善を行っています。ぜひお問い合わせください。

7月22日にcrossnote ver 1.7.8をリリースしました。

今回のバージョンアップでは、銀行などでも導入が進んでいるハードウェア・トークンによるワンタイム・パスワードを使った2段階認証に対応いたしました。これによりクラウド環境下でのセキュリティを大幅に向上できます。

ハードウェア・トークンとは、このようなものです。左端のボタンを押すと、1分間だけ有効なパスワード（数字）が表示されます。

ワンタイムパスワードが設定されている場合、ログイン画面で通常のパスワードを入力してENTERを押すと、以下のように追加でワンタイム・パスワードの入力を求められます。

このワンタイム・パスワードは crossnoteクライアントだけでなく、WebブラウザからアクセスするHIVEやContact Reportについても使え、１つのハードウェアトークンで統合的にログインできます。さらに低コストで導入可能で、移行・運用も容易です。

セキュリティの要求水準の高い文書管理をお求めの際は、ぜひcrossnoteをご検討ください。

通常のスパンより早めなのですが、昨日、4月6日にcrossnote ver 1.7.7をリリースしました。

今回のバージョンアップの目玉は以下の２点です。

120M byteを超えるファイルへの対応

例えばDVDのISOイメージ(4.7G byte)を丸ごと保存したり、新薬開発のCDISCの臨床データ(数G byte)も保存できるようになりました。

従来のcrossnoteでは、120M byte以上の大きさのファイルは「リンクファイル」として扱っていました。リンクファイルとは、ファイルの場所情報だけを管理する方法です。　ちょうど、Windowsの「ショートカット」のようなもので、ファイルそのもの（実体）は管理できませんでした。crossnoteでは細かく履歴を管理するためにディスクスペースを消費したり、クライアント側のファイルを暗号化するためにメモリが必要だったりなど、性能上の理由から巨大なファイルを扱うことができませんでした。

今回のバージョンからは、120M byteを超えるファイルの場合、ファイルの実体を自動的に専用ストレージ（shareストレージと呼びます）にアップロードし、それへのリンクファイルとして扱うようになりました。使い勝手は他の通常のファイルとあまり変わりません。巨大なファイルでもアップロード、ダウンロードを高速に安定して実行できる仕組みを用意し、性能面での問題を克服しています。なおこの専用ストレージは巨大なファイル向けという点を考慮し、履歴を持たないようにしています。

クライアント・エディション対応

crossnoteは機能が豊富なのが仇となって、「難しそう」、「使いこなせないのではないか」、という意見を頂くことが多々ありました。そこでユーザのレベルに応じて機能を限定し使いやすくするエディションを複数用意しました。

普段から使う人に比べ、たまにしか使わない人にはできるだけ機能を絞り込んだほうが使い方を覚えてもらう手間が少なくて済みます。 また機能を限定したエディションはローコストでご使用いただけます。

• コンプリートエディション … 今までと同等の完全版
• レビュアーエディション … レビュアや承認申請者用エディション
• ライトエディション … たまに使う方向け。読み書きができる最低限の機能に絞っています。
• 参照専用エディション … 参照のみの方向け

例えばコンプリートエディションが20ユーザでライトエディションが100ユーザなどのように、各エディション毎に必要な数だけライセンスをご購入頂けます。ユーザへのエディションの割り当ては管理者機能で集中管理します。インストーラは各エディションで同じものを使用するので、管理も簡単です。

こちらのページに各エディション毎に使える機能の比較表を載せましたので、ご参照ください。

2月2日にcrossnote ver 1.7.6をリリースしました。

今回のバージョンアップでは、レビュー機能を改良し、Word、Excel、PDFファイルを使ったレビューがやりやすくなりました。またFDA Part 11 / ER/ES対応を強化し、さらには承認フローも改善しました。

レビュー機能は、レビューの設定からスケジュール・進捗管理、レビューコメントの集約までをタートルにサポートし、レビュー記録票まで自動作成します。実際の流れを説明しましょう。

■　レビューのまとめ役の人の作業

まず、レビューを設定します。レビューをお願いしたいドキュメントを選択して、右クリック→「レビュー設定」の画面を開きます。

レビューをお願いしたいユーザを追加し、レビュー期限などを設定します。これでOKすると、自動的にレビュー依頼のタスクが設定され、レビュアに依頼メールが送られます。またこの操作だけでスケジュールも同時に設定され、進捗管理もできるようになります。

■　レビュアの作業

レビュアがメールを読んでcrossnoteにログインすると、タスクにお知らせが入っています。

タスクを開くと、自分の担当タスクとして、レビュー依頼が来ています。

ダブルクリックしてファイルを開くと、「レビューモード」で開くか確認されますので、「レビューモード」で開いてください。

Wordファイルのコメント機能を使ってレビューを行います。

Wordファイルを保存すると、crossnoteはそれを裏で監視していて自動的に吸い上げるのですが、その際にコメントデータを抽出し、crossnoteのコメント形式に変換します。crossnoteのコメントは、以下のような形で参照したり、コメントへのリプライを書き込むことができます。またコメントされた部分のテキストを見ることができるので、Wordを開かずにこの画面だけでも何を指摘しているのかがわかります。

コメントされた部分に青いリンク部分がありますが、これが指摘された部分で、ここをクリックすると、Wordが立ち上がり、その部分にジャンプするので、元ファイルで内容を確認することもできます。

ここで一つレビューモードのポイント。レビューモードでレビューコメントを書いていたのは、実はレビュー対象ファイルそのものではなく、そのコピーが裏で自動的に作られ、そのコピーに書き込むようになっています。なので、レビュー対象ファイルは一切汚さずに、レビューコメントを集めることができます。またファイルロックが要らないので、複数人が同時に1つのファイルをレビューできるのです。

最後に、レビューステータスを変更して完了したことを伝えます。

最後に「コミット」を実行して、レビュー内容をサーバー・リポジトリに保存します。

■　レビューのまとめ役の人の最後のまとめ作業

各レビュアのコメントはcrossnoteコメントの形で自動的に集約されます。アップデートしてコメント画面を見れば、そこに各レビュアのコメントが集約されています。

最後に「レビュー記録票を作成する」というボタンを押せば、コメントの一覧と各レビュアのステータスなどをまとめてレビュー記録票を作成し、Excelファイルとしてダウンロードできます。

いかがでしょうか？　ちょっと長くなってしまいましたが、このような形でレビューの一通りのプロセスをオンラインで実行できます。このレビュー機能はWord、Excel、PDFファイルで実行することができます。(PDFファイルはAdobe readerの注釈機能を使います）

興味のある方は、ぜひお問い合わせください。 🙂

11月4日にcrossnote ver 1.7.5をリリースしました。

今回のバージョンアップでは、crossnoteドキュメント編集機能の強化や履歴から任意時点のドキュメントに復元できる機能など、大小約30項目に渡る機能改善を行いました。

crossnoteドキュメント編集機能の強化の一例として、契約書のナンバリング対応について説明したいと思います。契約書って、かなり変なナンバリングをしていることをご存知でしょうか？

一般にこんな形式になっています。

ややこしいのが、実はこの中の「第6条」とあるのは、論理的には（ ）でくくっている部分

「第6条　一般競争入札参加者の資格」

に付与すべきナンバリングで、「第6条」と書いてある部分はその下の項目である　6.1項、次の「２．」が6.2項とした方がしっくりくる、ということです。

こうだったら簡単なんですが…

実際、Wordでは下の形でないと自動ナンバリングができないので、この形式で書いている契約書も実際には多いかもしれません。

で、crossnoteの今回のバージョンアップでは、上の形式でも自動ナンバリングできるようになりました。テンプレートを切り替えるだけで、どちらの形式にも対応できます。もちろんWordファイルにしてエクスポートも可能です。

さらに特徴的なのが、書式として文面で用いる形式と参照するときの書式を別々に指定できるようにした、ということがあります。例えば上の形式の文章でも、参照する際のフォーマットとしては下の形式で参照することができます。

こんな感じです。この参照番号は文面中に埋め込んで利用することもできます。

青い部分は参照をリンクとして埋め込んだ例です。こうしておくと、条文が追加・削除されて番号が変わったような場合にでも、リンク先の番号が自動的に追従して変更されます。

他にも今回のバージョンアップでは色々盛りだくさんで、こんなことに対応しています。

詳しい内容など、お問い合わせはお気軽にこちらまでお問い合わせください。