メールをドキュメントに添付？

投稿日:2008年03月31日作成者:yasunaka

ドキュメント指向コミュニケーションの話では今までドキュメントに書けば、それを効率的に関係者に伝達する仕組み、という側面ばかり説明してきましたが、もうひとつ特徴的なこと（？）を書いておきます。それがタイトルの「メールをドキュメントに添付」という考え方です。

普通は逆ですね。メールにドキュメントを添付する、です。これはメールが主で、ドキュメントが従の関係です。この方法はメールを用いているので、使いやすく手軽である、という点がポイントです。

問題は、３点あります。

１）ドキュメントの最新版がどれなのかがわからなくなる

ドキュメントの実体をメールに添付してしまうと、やり取りを繰り返しているうちにどれが最新版だかわからなくなってきます。

２）メールボックスの容量を食う

ドキュメント分だけメールボックスの容量を食ってしまうため、メールボックスが肥大化し、管理上いろいろな問題を引き起こします。

３）送られてきたメールをどうやって分類するか？

メールはそのままにしておくとどんどんたまっていきます。後になって、「あ、あの件どうだったっけ？」と思って参照しようとしても、探すのに一苦労です。

上の２つの問題点は実はドキュメントのリンクを添付するようにすることで解決可能なのですが、この３番目の問題はリンクでは解決しません。

さて、以上のような問題点を魔法のように解決する方法、それが、「ドキュメントにメールを添付する」という考え方です。ドキュメントは１か所で管理するので、どれが最新かで悩むことはありませんし、メールボックスの容量を食うこともありません。またドキュメントは最初から分類されているので、メールを分類する手間がかかりません。

これによりフローの情報（メールの情報）を自動的に分類して蓄積できることになります。

このように発想を逆転させ、ドキュメントを「主」、メールを「従」の関係にすることで、コミュニケーションが効率化できるわけです。