悪い内部統制？
投稿日:2007年12月11日 作成者:yasunaka
最近内部統制まわりの勉強中です。『これでわかる会社の「見える化」と攻めの内部統制 – 平松 徹著 週間住宅新聞社』という本を読んでいたら、ISOのマネジメントシステム関連の認証を取るケースで、良いISOと悪いISOがあるという話が載っていました。
この悪いISOのケースとして、ISO認証を取るためにドキュメントを2重管理している例を挙げています。ISO認証を取るためには業務プロセスのドキュメント化が必須ですが、その際に実際に使っているドキュメントとは別に、ISO認証を取るための別のドキュメント類を構築して両方を維持している場合がある。そうするとドキュメントの2重管理となってしまいコストが余計にかかってしまい、ISO認証は負担が大きいということで認証を返上するケースが相次いでいる、という話です。
業務設計する際に、システムによりデータを一元化するのは基本中の基本だと思うのですが、この手の作業を現場に任せてしまうとなかなか徹底されず、結局例外だらけで効率の悪い体系になってしまう場合があります。といって、外部コンサルタントに丸投げしてしまっては、結局現場では使い物にならないISO認証専用のドキュメントが出来上がり、現場で使い続けられるドキュメントとISO認証のためのドキュメントの2重管理になってしまう場合がある、ということなのでしょう。
いずれにせよ、実際に業務をしている人達が、自分達でその業務を効率的にまわすにはどうすべきなのかを一生懸命考え、その結果を１つのドキュメントとして反映させていくのが正しい姿なのだと思います。そして重要なのは、そういった、現場サイドにおける細かな改善をどんどんドキュメントに反映させていき、より良いプロセスに改善していくということではないでしょうか？
ドキュメントは一元化、そして現場での改善を吸い上げることが出来る仕組み、こういったあたりが成功へのキーワードではないかと思いました。