update it, Inc.社長のブログ

11月5日にcrossnote ver 1.7.9をリリースしました。

今回のバージョンアップの目玉は次の２つです。

１．crossnoteドキュメントから新旧比較対照表を容易に作成する機能

２．特定の文字列を■■■などの伏字に置き 換えたり、書式を置換することが出来るようになりました。（タグスタイル変換機能）

新旧比較対照表作成機能

まず最初にご紹介する新旧比較対照表とは、ドキュメントの中でどこがどのように改訂されているのかが一目でわかるような表のことで、下図のように出力されます。（Wordでの出力例）

crossnoteドキュメントについては履歴から簡単に比較表を作成できるようになりました。変更されたテキスト部分はハイライトします。図形や表についても比較可能です。

タグスタイル変換機能

次にタグスタイル変換機能をご紹介します。これは「One source, Multi use」を極めて簡単に実現するための仕組みで、難しいプログラミング作業などを介さずに、誰にでも簡単に利用することができます。

タグスタイル変換機能を使うと、予め文章中に「タグ」を設定しておき、出力時にマスクをかけたり、書式を変換することができます。変換方法を指定しているタグスタイルファイルを切り替えることで、１つのソースから様々な出力結果を得ることも可能です。

ソースとなるテキストにタグを設定した例です。CTRL+SPACEキーで表示されるポップアップでドキュメントにタグを設定します。

<mask>～</mask>　とある部分や、<attension>～</attension>となっている部分がタグ付けされています。これに対してタグスタイルファイルを用意し、各タグに対してどのような変換を行うのかを指定します。

WordやPDF、HTMLなどへ出力する際に、タグスタイルファイルを適用することで、下のように変換して出力することができます。

詳細な説明についてはこちらをご覧ください。また今回のバージョンアップではこの他にも数多くの機能改善を行っています。ぜひお問い合わせください。

7月22日にcrossnote ver 1.7.8をリリースしました。

今回のバージョンアップでは、銀行などでも導入が進んでいるハードウェア・トークンによるワンタイム・パスワードを使った2段階認証に対応いたしました。これによりクラウド環境下でのセキュリティを大幅に向上できます。

ハードウェア・トークンとは、このようなものです。左端のボタンを押すと、1分間だけ有効なパスワード（数字）が表示されます。

ワンタイムパスワードが設定されている場合、ログイン画面で通常のパスワードを入力してENTERを押すと、以下のように追加でワンタイム・パスワードの入力を求められます。

このワンタイム・パスワードは crossnoteクライアントだけでなく、WebブラウザからアクセスするHIVEやContact Reportについても使え、１つのハードウェアトークンで統合的にログインできます。さらに低コストで導入可能で、移行・運用も容易です。

セキュリティの要求水準の高い文書管理をお求めの際は、ぜひcrossnoteをご検討ください。

通常のスパンより早めなのですが、昨日、4月6日にcrossnote ver 1.7.7をリリースしました。

今回のバージョンアップの目玉は以下の２点です。

120M byteを超えるファイルへの対応

例えばDVDのISOイメージ(4.7G byte)を丸ごと保存したり、新薬開発のCDISCの臨床データ(数G byte)も保存できるようになりました。

従来のcrossnoteでは、120M byte以上の大きさのファイルは「リンクファイル」として扱っていました。リンクファイルとは、ファイルの場所情報だけを管理する方法です。　ちょうど、Windowsの「ショートカット」のようなもので、ファイルそのもの（実体）は管理できませんでした。crossnoteでは細かく履歴を管理するためにディスクスペースを消費したり、クライアント側のファイルを暗号化するためにメモリが必要だったりなど、性能上の理由から巨大なファイルを扱うことができませんでした。

今回のバージョンからは、120M byteを超えるファイルの場合、ファイルの実体を自動的に専用ストレージ（shareストレージと呼びます）にアップロードし、それへのリンクファイルとして扱うようになりました。使い勝手は他の通常のファイルとあまり変わりません。巨大なファイルでもアップロード、ダウンロードを高速に安定して実行できる仕組みを用意し、性能面での問題を克服しています。なおこの専用ストレージは巨大なファイル向けという点を考慮し、履歴を持たないようにしています。

クライアント・エディション対応

crossnoteは機能が豊富なのが仇となって、「難しそう」、「使いこなせないのではないか」、という意見を頂くことが多々ありました。そこでユーザのレベルに応じて機能を限定し使いやすくするエディションを複数用意しました。

普段から使う人に比べ、たまにしか使わない人にはできるだけ機能を絞り込んだほうが使い方を覚えてもらう手間が少なくて済みます。 また機能を限定したエディションはローコストでご使用いただけます。

• コンプリートエディション … 今までと同等の完全版
• レビュアーエディション … レビュアや承認申請者用エディション
• ライトエディション … たまに使う方向け。読み書きができる最低限の機能に絞っています。
• 参照専用エディション … 参照のみの方向け

例えばコンプリートエディションが20ユーザでライトエディションが100ユーザなどのように、各エディション毎に必要な数だけライセンスをご購入頂けます。ユーザへのエディションの割り当ては管理者機能で集中管理します。インストーラは各エディションで同じものを使用するので、管理も簡単です。

こちらのページに各エディション毎に使える機能の比較表を載せましたので、ご参照ください。

2月2日にcrossnote ver 1.7.6をリリースしました。

今回のバージョンアップでは、レビュー機能を改良し、Word、Excel、PDFファイルを使ったレビューがやりやすくなりました。またFDA Part 11 / ER/ES対応を強化し、さらには承認フローも改善しました。

レビュー機能は、レビューの設定からスケジュール・進捗管理、レビューコメントの集約までをタートルにサポートし、レビュー記録票まで自動作成します。実際の流れを説明しましょう。

■　レビューのまとめ役の人の作業

まず、レビューを設定します。レビューをお願いしたいドキュメントを選択して、右クリック→「レビュー設定」の画面を開きます。

レビューをお願いしたいユーザを追加し、レビュー期限などを設定します。これでOKすると、自動的にレビュー依頼のタスクが設定され、レビュアに依頼メールが送られます。またこの操作だけでスケジュールも同時に設定され、進捗管理もできるようになります。

■　レビュアの作業

レビュアがメールを読んでcrossnoteにログインすると、タスクにお知らせが入っています。

タスクを開くと、自分の担当タスクとして、レビュー依頼が来ています。

ダブルクリックしてファイルを開くと、「レビューモード」で開くか確認されますので、「レビューモード」で開いてください。

Wordファイルのコメント機能を使ってレビューを行います。

Wordファイルを保存すると、crossnoteはそれを裏で監視していて自動的に吸い上げるのですが、その際にコメントデータを抽出し、crossnoteのコメント形式に変換します。crossnoteのコメントは、以下のような形で参照したり、コメントへのリプライを書き込むことができます。またコメントされた部分のテキストを見ることができるので、Wordを開かずにこの画面だけでも何を指摘しているのかがわかります。

コメントされた部分に青いリンク部分がありますが、これが指摘された部分で、ここをクリックすると、Wordが立ち上がり、その部分にジャンプするので、元ファイルで内容を確認することもできます。

ここで一つレビューモードのポイント。レビューモードでレビューコメントを書いていたのは、実はレビュー対象ファイルそのものではなく、そのコピーが裏で自動的に作られ、そのコピーに書き込むようになっています。なので、レビュー対象ファイルは一切汚さずに、レビューコメントを集めることができます。またファイルロックが要らないので、複数人が同時に1つのファイルをレビューできるのです。

最後に、レビューステータスを変更して完了したことを伝えます。

最後に「コミット」を実行して、レビュー内容をサーバー・リポジトリに保存します。

■　レビューのまとめ役の人の最後のまとめ作業

各レビュアのコメントはcrossnoteコメントの形で自動的に集約されます。アップデートしてコメント画面を見れば、そこに各レビュアのコメントが集約されています。

最後に「レビュー記録票を作成する」というボタンを押せば、コメントの一覧と各レビュアのステータスなどをまとめてレビュー記録票を作成し、Excelファイルとしてダウンロードできます。

いかがでしょうか？　ちょっと長くなってしまいましたが、このような形でレビューの一通りのプロセスをオンラインで実行できます。このレビュー機能はWord、Excel、PDFファイルで実行することができます。(PDFファイルはAdobe readerの注釈機能を使います）

興味のある方は、ぜひお問い合わせください。 🙂

2014年～2015年にかけての年末・年始の弊社の営業につきまして、ご報告いたします。

以下の日程でお休みさせていただきますので、ご了承ください。

12月29日（月曜日）～1月3日（土曜日）

従いまして、今年度の最終営業日は12月26日（金曜日）、年が明けての最初の営業日は1月5日（月曜日）となります。

よろしくお願いいたします。

今、これを見ている人には言うまでもない事実ですが…

ホームページのデザインを一新しました。合わせてblogやcrossnoteのメンテナンス用ページなども同じテーマでそろえました。

いや、最新の技術を売りにしている会社のホームページにしては、最近あまりにもみすぼらしくなってきていたので（すみません）、全面的に更新してみました。（ちなみに安中が自分で作り変えました。いまいちの部分もあるかもしれませんが、大目にみてください）

Twitter bootstrap臭がぶんぶんの画面です 🙂 　Resposibleになったので、画面を小さくしてもきれいに再配置されて表示されるようになっています。ただしiPhoneなどから見た場合にはWordPressの別のプラグインの画面になってしまうので、残念ながらこの画面イメージとは別の画面になっています。

11月4日にcrossnote ver 1.7.5をリリースしました。

今回のバージョンアップでは、crossnoteドキュメント編集機能の強化や履歴から任意時点のドキュメントに復元できる機能など、大小約30項目に渡る機能改善を行いました。

crossnoteドキュメント編集機能の強化の一例として、契約書のナンバリング対応について説明したいと思います。契約書って、かなり変なナンバリングをしていることをご存知でしょうか？

一般にこんな形式になっています。

ややこしいのが、実はこの中の「第6条」とあるのは、論理的には（ ）でくくっている部分

「第6条　一般競争入札参加者の資格」

に付与すべきナンバリングで、「第6条」と書いてある部分はその下の項目である　6.1項、次の「２．」が6.2項とした方がしっくりくる、ということです。

こうだったら簡単なんですが…

実際、Wordでは下の形でないと自動ナンバリングができないので、この形式で書いている契約書も実際には多いかもしれません。

で、crossnoteの今回のバージョンアップでは、上の形式でも自動ナンバリングできるようになりました。テンプレートを切り替えるだけで、どちらの形式にも対応できます。もちろんWordファイルにしてエクスポートも可能です。

さらに特徴的なのが、書式として文面で用いる形式と参照するときの書式を別々に指定できるようにした、ということがあります。例えば上の形式の文章でも、参照する際のフォーマットとしては下の形式で参照することができます。

こんな感じです。この参照番号は文面中に埋め込んで利用することもできます。

青い部分は参照をリンクとして埋め込んだ例です。こうしておくと、条文が追加・削除されて番号が変わったような場合にでも、リンク先の番号が自動的に追従して変更されます。

他にも今回のバージョンアップでは色々盛りだくさんで、こんなことに対応しています。

詳しい内容など、お問い合わせはお気軽にこちらまでお問い合わせください。

crossnote ver 1.7.4を先週末８月１５日にリリースしました。

今回のリリースでは、巨大な体系のドキュメントの編集を容易にするドキュメント構成編集機能と、Wordインポート機能の強化が目玉です。

まず、ドキュメント構成編集機能です。

章立てを定義し、複数のcrossnoteドキュメントをまとめて、あたかも全体で１つのドキュメントであるかのように扱うことができるようになります。章立ての番号（ナンバリング）やドキュメント内の項目間リンクなどが自動的にメンテナンスされ、さらに全体を通してスタイルを一定に保つことができます。

出来上がったドキュメントはWordファイルやPDF、HTMLに変換して出力することができます。その際、全体を１つにまとめることもできますし、特定の部分だけを出力することも可能です。

次に、Wordインポート機能の強化です。こちらは細かい部分をいろいろを改善したのですが、一番わかりやすい改善例は、図形のインポートができるようになったことです。

取り込んだ後の図形はcrossnote側で編集が可能です。

詳しい内容など、お問い合わせはお気軽にこちらまでお問い合わせください。

crossnoteの新しい仲間、HIVEと、crossnote ver 1.7.3を昨日リリースしました。

crossnote HIVEとは、ドキュメントの検索を大幅に高速化し、さらにブラウザでアクセスできるようにする仕組みで、Google検索のように、ドキュメントに手軽に素早くアクセスできます。

ブラウザからHIVEを利用した画面例です。

Google検索と違うのは、ユーザ毎に参照権限に応じて見せる、見せないをコントロールしていることと、管理属性（ドキュメント・キーワード）による絞込みも自在にできるという点です。

crossnote本体のように、プロジェクト-フォルダの階層構造からアクセスすることもできます。

crossnoteドキュメントであれば、HTML変換された状態で見ることができます。PDFはViewer内で参照でき、ExcelやWord、Power Pointファイルなどはダウンロードして参照する形になります。

HIVEが導入されている環境では、crossnoteクライアントからの検索も強化されます。まず、チェックアウトしていないドキュメントも検索できるようになります。またクライアントとサーバー側が連動して検索処理を行うので、作成中のドキュメントでも漏れなく検索されます。

こちらはcrossnoteクライアントから検索した場合です。

クライアントで作成中のドキュメントについては、背景色が水色で表示されています。

さらにHIVEを使い、ドキュメントをワンタッチで外部公開することもできます。例えばcrossnoteのユーザ・マニュアルは今回この方式に変更しました。

この方法でcrossnoteドキュメントを用いてマニュアルを作成すれば、ドキュメント・ステータスを「公開」ステータスに変更するだけでHTMLに変換して外部に公開することができ、さらにマニュアル内をキーワード検索までできるようになります。

ちなみに、この外部公開するドキュメントのヘッダ、フッダ部分はカスタマイズできますよ！！！

最後に、crossnote本体で新しくリリースした機能として、「スケジュール機能」をご紹介します。

crossnote内のプロジェクトやフォルダ、およびVirtual Document内などに対してスケジュールを設定し、それをガントチャートとして表示できるようになりました。個別のドキュメント毎の編集スケジュールを同時に表示させることで、計画としてのスケジュールとと実際のドキュメント毎の作業状況が一目瞭然です。

詳しい内容など、お問い合わせはお気軽にこちらまでお問い合わせください。

本日1月31日、crossnoteの薬事業務向けオプション機能としてContact Report ver 2をリリースし、大手製薬メーカー様にご導入いただきました。

Contact Reportは開発薬事においてPMDA(医薬品医療機器総合機構)やMHLW(厚生労働省)などとの一連のやり取りを記録し・活用するための仕組みです。これを導入することにより、以下のような問題の解決を目指します。

・属人性の排除

・回答の一貫性の確保

・プロジェクト進捗状態の見える化

このようなシステムを実際に現場で浸透させ、「使えるシステム」にするには、誰にでも簡単で使いやすく、かつ思ったことが直感的にすぐ実現できることが何よりも重要であると、私たちは考えています。

このため、Contact Reportの開発に当たっては、ユーザ様にも色々とご協力頂き、実際に動くシステムを提示して出てきた意見をシステムに反映させる、というプロトタイピングを何回も繰り返して参りました。また最新のWeb技術を用いながら、使い心地の良さを追求しました。結果、シンプルで誰にでも使いやすいインターフェースを実現できたのではないかと思います。

またセキュリティにも配慮したシステムとなっており、利用ユーザ毎にアクセスできる情報を細かく設定可能です。

弊社のドキュメンテーション・システムcrossnoteをベースとすることで、コンタクト時にやり取りしたドキュメント類を管理でき、さらに業界標準であるDocumentumとの連携も可能です。Windows環境のActive Directoryを用いたユーザ管理にも対応しています。

こちらの製品についての販売については株式会社シェアーサイトへお問い合わせください。