update it, Inc.社長のブログ

2月2日にcrossnote ver 1.7.6をリリースしました。

今回のバージョンアップでは、レビュー機能を改良し、Word、Excel、PDFファイルを使ったレビューがやりやすくなりました。またFDA Part 11 / ER/ES対応を強化し、さらには承認フローも改善しました。

レビュー機能は、レビューの設定からスケジュール・進捗管理、レビューコメントの集約までをタートルにサポートし、レビュー記録票まで自動作成します。実際の流れを説明しましょう。

■　レビューのまとめ役の人の作業

まず、レビューを設定します。レビューをお願いしたいドキュメントを選択して、右クリック→「レビュー設定」の画面を開きます。

レビューをお願いしたいユーザを追加し、レビュー期限などを設定します。これでOKすると、自動的にレビュー依頼のタスクが設定され、レビュアに依頼メールが送られます。またこの操作だけでスケジュールも同時に設定され、進捗管理もできるようになります。

■　レビュアの作業

レビュアがメールを読んでcrossnoteにログインすると、タスクにお知らせが入っています。

タスクを開くと、自分の担当タスクとして、レビュー依頼が来ています。

ダブルクリックしてファイルを開くと、「レビューモード」で開くか確認されますので、「レビューモード」で開いてください。

Wordファイルのコメント機能を使ってレビューを行います。

Wordファイルを保存すると、crossnoteはそれを裏で監視していて自動的に吸い上げるのですが、その際にコメントデータを抽出し、crossnoteのコメント形式に変換します。crossnoteのコメントは、以下のような形で参照したり、コメントへのリプライを書き込むことができます。またコメントされた部分のテキストを見ることができるので、Wordを開かずにこの画面だけでも何を指摘しているのかがわかります。

コメントされた部分に青いリンク部分がありますが、これが指摘された部分で、ここをクリックすると、Wordが立ち上がり、その部分にジャンプするので、元ファイルで内容を確認することもできます。

ここで一つレビューモードのポイント。レビューモードでレビューコメントを書いていたのは、実はレビュー対象ファイルそのものではなく、そのコピーが裏で自動的に作られ、そのコピーに書き込むようになっています。なので、レビュー対象ファイルは一切汚さずに、レビューコメントを集めることができます。またファイルロックが要らないので、複数人が同時に1つのファイルをレビューできるのです。

最後に、レビューステータスを変更して完了したことを伝えます。

最後に「コミット」を実行して、レビュー内容をサーバー・リポジトリに保存します。

■　レビューのまとめ役の人の最後のまとめ作業

各レビュアのコメントはcrossnoteコメントの形で自動的に集約されます。アップデートしてコメント画面を見れば、そこに各レビュアのコメントが集約されています。

最後に「レビュー記録票を作成する」というボタンを押せば、コメントの一覧と各レビュアのステータスなどをまとめてレビュー記録票を作成し、Excelファイルとしてダウンロードできます。

いかがでしょうか？　ちょっと長くなってしまいましたが、このような形でレビューの一通りのプロセスをオンラインで実行できます。このレビュー機能はWord、Excel、PDFファイルで実行することができます。(PDFファイルはAdobe readerの注釈機能を使います）

興味のある方は、ぜひお問い合わせください。 🙂

11月4日にcrossnote ver 1.7.5をリリースしました。

今回のバージョンアップでは、crossnoteドキュメント編集機能の強化や履歴から任意時点のドキュメントに復元できる機能など、大小約30項目に渡る機能改善を行いました。

crossnoteドキュメント編集機能の強化の一例として、契約書のナンバリング対応について説明したいと思います。契約書って、かなり変なナンバリングをしていることをご存知でしょうか？

一般にこんな形式になっています。

ややこしいのが、実はこの中の「第6条」とあるのは、論理的には（ ）でくくっている部分

「第6条　一般競争入札参加者の資格」

に付与すべきナンバリングで、「第6条」と書いてある部分はその下の項目である　6.1項、次の「２．」が6.2項とした方がしっくりくる、ということです。

こうだったら簡単なんですが…

実際、Wordでは下の形でないと自動ナンバリングができないので、この形式で書いている契約書も実際には多いかもしれません。

で、crossnoteの今回のバージョンアップでは、上の形式でも自動ナンバリングできるようになりました。テンプレートを切り替えるだけで、どちらの形式にも対応できます。もちろんWordファイルにしてエクスポートも可能です。

さらに特徴的なのが、書式として文面で用いる形式と参照するときの書式を別々に指定できるようにした、ということがあります。例えば上の形式の文章でも、参照する際のフォーマットとしては下の形式で参照することができます。

こんな感じです。この参照番号は文面中に埋め込んで利用することもできます。

青い部分は参照をリンクとして埋め込んだ例です。こうしておくと、条文が追加・削除されて番号が変わったような場合にでも、リンク先の番号が自動的に追従して変更されます。

他にも今回のバージョンアップでは色々盛りだくさんで、こんなことに対応しています。

詳しい内容など、お問い合わせはお気軽にこちらまでお問い合わせください。

crossnote ver 1.7.4を先週末８月１５日にリリースしました。

今回のリリースでは、巨大な体系のドキュメントの編集を容易にするドキュメント構成編集機能と、Wordインポート機能の強化が目玉です。

まず、ドキュメント構成編集機能です。

章立てを定義し、複数のcrossnoteドキュメントをまとめて、あたかも全体で１つのドキュメントであるかのように扱うことができるようになります。章立ての番号（ナンバリング）やドキュメント内の項目間リンクなどが自動的にメンテナンスされ、さらに全体を通してスタイルを一定に保つことができます。

出来上がったドキュメントはWordファイルやPDF、HTMLに変換して出力することができます。その際、全体を１つにまとめることもできますし、特定の部分だけを出力することも可能です。

次に、Wordインポート機能の強化です。こちらは細かい部分をいろいろを改善したのですが、一番わかりやすい改善例は、図形のインポートができるようになったことです。

取り込んだ後の図形はcrossnote側で編集が可能です。

詳しい内容など、お問い合わせはお気軽にこちらまでお問い合わせください。

crossnoteの新しい仲間、HIVEと、crossnote ver 1.7.3を昨日リリースしました。

crossnote HIVEとは、ドキュメントの検索を大幅に高速化し、さらにブラウザでアクセスできるようにする仕組みで、Google検索のように、ドキュメントに手軽に素早くアクセスできます。

ブラウザからHIVEを利用した画面例です。

Google検索と違うのは、ユーザ毎に参照権限に応じて見せる、見せないをコントロールしていることと、管理属性（ドキュメント・キーワード）による絞込みも自在にできるという点です。

crossnote本体のように、プロジェクト-フォルダの階層構造からアクセスすることもできます。

crossnoteドキュメントであれば、HTML変換された状態で見ることができます。PDFはViewer内で参照でき、ExcelやWord、Power Pointファイルなどはダウンロードして参照する形になります。

HIVEが導入されている環境では、crossnoteクライアントからの検索も強化されます。まず、チェックアウトしていないドキュメントも検索できるようになります。またクライアントとサーバー側が連動して検索処理を行うので、作成中のドキュメントでも漏れなく検索されます。

こちらはcrossnoteクライアントから検索した場合です。

クライアントで作成中のドキュメントについては、背景色が水色で表示されています。

さらにHIVEを使い、ドキュメントをワンタッチで外部公開することもできます。例えばcrossnoteのユーザ・マニュアルは今回この方式に変更しました。

この方法でcrossnoteドキュメントを用いてマニュアルを作成すれば、ドキュメント・ステータスを「公開」ステータスに変更するだけでHTMLに変換して外部に公開することができ、さらにマニュアル内をキーワード検索までできるようになります。

ちなみに、この外部公開するドキュメントのヘッダ、フッダ部分はカスタマイズできますよ！！！

最後に、crossnote本体で新しくリリースした機能として、「スケジュール機能」をご紹介します。

crossnote内のプロジェクトやフォルダ、およびVirtual Document内などに対してスケジュールを設定し、それをガントチャートとして表示できるようになりました。個別のドキュメント毎の編集スケジュールを同時に表示させることで、計画としてのスケジュールとと実際のドキュメント毎の作業状況が一目瞭然です。

詳しい内容など、お問い合わせはお気軽にこちらまでお問い合わせください。

本日1月31日、crossnoteの薬事業務向けオプション機能としてContact Report ver 2をリリースし、大手製薬メーカー様にご導入いただきました。

Contact Reportは開発薬事においてPMDA(医薬品医療機器総合機構)やMHLW(厚生労働省)などとの一連のやり取りを記録し・活用するための仕組みです。これを導入することにより、以下のような問題の解決を目指します。

・属人性の排除

・回答の一貫性の確保

・プロジェクト進捗状態の見える化

このようなシステムを実際に現場で浸透させ、「使えるシステム」にするには、誰にでも簡単で使いやすく、かつ思ったことが直感的にすぐ実現できることが何よりも重要であると、私たちは考えています。

このため、Contact Reportの開発に当たっては、ユーザ様にも色々とご協力頂き、実際に動くシステムを提示して出てきた意見をシステムに反映させる、というプロトタイピングを何回も繰り返して参りました。また最新のWeb技術を用いながら、使い心地の良さを追求しました。結果、シンプルで誰にでも使いやすいインターフェースを実現できたのではないかと思います。

またセキュリティにも配慮したシステムとなっており、利用ユーザ毎にアクセスできる情報を細かく設定可能です。

弊社のドキュメンテーション・システムcrossnoteをベースとすることで、コンタクト時にやり取りしたドキュメント類を管理でき、さらに業界標準であるDocumentumとの連携も可能です。Windows環境のActive Directoryを用いたユーザ管理にも対応しています。

こちらの製品についての販売については株式会社シェアーサイトへお問い合わせください。

本日、crossnoteをバージョンアップしました。今回のバージョンアップでは細かい機能改善およびパフォーマンス・チューニングを行いました。主なものをピックアップして説明します。

１．ファイル操作全般のパフォーマンスを向上させました

クライアントで利用しているベースのEclipseファイルシステムの使い方を改め、無駄をなくすことで、ファイル操作全般にわたりパフォーマンスを改善しました。

２．コミット操作がより直感的になりました

コミット対象を選択的に行う場合の操作が、より直感的に行えるように修正しました。

３．crossnoteドキュメントを直接Web公開できるようになりました

crossnoteにはファイルの公開機能があり、ファイルのドキュメント・ステータスを「公開」に変更するだけでWebなどで公開することができますが、この機能にcrossnoteドキュメントを対応させました。crossnoteドキュメントの場合、公開ステータスに変更されたタイミングで自動的にHTMLやPDF、Wordなど、指定したフォーマットに変換してからWebで公開します。

他にも数多くの機能改善を行っています。詳しい内容など、お問い合わせはお気軽にこちらまでご連絡ください。

前回のメジャー・バージョンアップからちょうど1ヶ月ですが、昨日ver 1.7.1をリリースしました。今回のリリースでは主に以下のような対応を行っています。

■　サーバー・リポジトリ参照機能

■　中国語対応

■　前回のリリースでまだ十分ではなかったパフォーマンス改善

まずはわかりやすいところから。中国語対応の結果をご覧ください。

ちょっと画面が小さくて、わかりにくいかもしれませんが 😉 … 中国語環境では上記のように中国語で表示されるようになりました。これで、日、英、中の3カ国語対応になりました。

次に、サーバー・リポジトリ対応について。これは「プロジェクトのセットアップ（チェックアウト）」を行わなくてもドキュメントが見れるようになった、ということです。なお編集するには今まで通りにプロジェクトのセットアップが必要です。

画面のワークスペースViewに、「サーバー・リポジトリ」というアイコンが追加されています。

これを開くと、以下のようなサーバー側のリポジトリを参照する画面が開き、参照権限のあるドキュメントを直接開いて見ることができます。

なおブックマークからも、セットアップしていないドキュメントを参照できます。また、crossnoteドキュメントの参照コピー機能も、リポジトリの直接参照に対応しています。これで参照コピー先が別プロジェクトになっていても困ることはありません。

最後にパフォーマンス改善ですが、前回のパフォーマンス改善で対応を見送った部分を対応し、本来目標としていたパフォーマンス水準に達しました。バージョンアップ直後の最初の1回目の起動はそんなに変わらないのですが、それ以降起動する場合のスピードがぜんぜん違うと思います。

詳しい内容など、お問い合わせはお気軽にこちらまでお問い合わせください。

1年10ヶ月ぶりのメジャーバージョンアップとなるVersion 1.7.0をリリースしました。ベースフレームワークであるEclipseのバージョンを3.6から4.3の最新版に変更し、同時に大幅なパフォーマンス・チューニングやユーザーインターフェースの改良を実施しました。

■ ベースソフトウェアをEclipse 4.3ベースにバージョンアップ

■ ファイル検索画面の改良

■ パフォーマンス・チューニングによる起動時間などの短縮

Eclipse 4.3をベースとしたことで、デフォルトの画面は見た目が大幅に変更されて青っぽい画面になっています。

見た目(一般設定のテーマ)は切り替えることができます。 Windows XP (Olive) のテーマを選択すると以下のような画面に変わります。

検索画面はエディタ領域に表示するようにし、複数の絞込み条件を指定できるようになりました。またプロジェクト属性やドキュメント属性などの管理属性による検索が行いやすくなりました。

さらにコールドスタート状態からの大量のドキュメントを含む場合での起動時間や、フォルダを開くのにかかる時間のパフォーマンスを大幅に改善しています。

詳しい内容など、お問い合わせはお気軽にこちらまでご連絡ください。

9月3日にcrossnote ver 1.6.11をリリースしました。

今回のリリースでは Virtual Documentと呼ぶ機能を追加しています。これは複数のドキュメントを1つの仮想的な入れ物で管理する仕組みです。Virtual Documentは用途に応じてPluginで拡張して利用できるようになっています。

まず、素のVirtual Documentの例をお見せします。

Virtual Documentでは仮想的なフォルダを作り、その下に自在にドキュメント・リンクを配置することができます。各ドキュメント・リンクは過去の特定時点のドキュメントにFIXさせることもできますし、セットアップしていないプロジェクトのドキュメントでも開くことができます。またフォルダ単位で編集予定を設定することも可能です。

さて、これをPluginを入れて拡張し、ドキュメント構成エディタとして利用する場合の例をお見せします。

この例では、Virtual Documentはドキュメント構成ファイルを扱うようにPluginで拡張しています。フィアル名ではなく、タイトルとして扱うようにしています。

詳しい内容など、お問い合わせはお気軽にこちらまでご連絡ください。

昨日（７月３日）、crossnote ver 1.6.10をリリースしました。

今回のリリースではタスク管理機能を追加し、タスク管理からドキュメントの承認申請、バージョン管理までを統合的に扱えるようになりました。

１．扱いやすいタスク管理機能

例えば、ドキュメントを翻訳している場合、ソースドキュメントに修正が入ると、翻訳ドキュメントにも修正が必要になりますね。このようにドキュメント修正に絡むちょっとしたTODOを管理するための機能が、タスク管理機能です。

タスクはドキュメントをドラッグ＆ドロップするだけで簡単に追加でき、ステータスの変更や担当の切り替えなども右クリックメニューでさくっと実行できます。

さらに担当者にはタスクがアサインされたことが自動的にメール通知されます。非常に手軽に使えることが、この機能の「売り」です。

２．承認申請をタスクに統合

ドキュメントの承認申請をタスクとして実行できます。承認状態は変更履歴として記録されており、誰がいつ、どのバージョンに対して承認を行ったのかがわかるようになっています。

３．バージョン管理を統合化

ドキュメントの改訂バージョンを「1.1」のようにメジャーバージョン、マイナーバージョンとして管理できるようにしました。

メジャーバージョンは承認時に、マイナーバージョンはコミットする度に+1します。この改訂バージョンは単なる属性項目ですので、手修正も可能です。

４．その他

デジタルコミュニケーションズ社の新旧文書比較ソフト（サーバー版）との連携が可能になりました。操作が統合されていますので、利用は簡単です。

詳しい内容など、お問い合わせはお気軽にこちらまでご連絡ください。