update it, Inc.社長のブログ

crossnote ver 1.7.4を先週末８月１５日にリリースしました。

今回のリリースでは、巨大な体系のドキュメントの編集を容易にするドキュメント構成編集機能と、Wordインポート機能の強化が目玉です。

まず、ドキュメント構成編集機能です。

章立てを定義し、複数のcrossnoteドキュメントをまとめて、あたかも全体で１つのドキュメントであるかのように扱うことができるようになります。章立ての番号（ナンバリング）やドキュメント内の項目間リンクなどが自動的にメンテナンスされ、さらに全体を通してスタイルを一定に保つことができます。

出来上がったドキュメントはWordファイルやPDF、HTMLに変換して出力することができます。その際、全体を１つにまとめることもできますし、特定の部分だけを出力することも可能です。

次に、Wordインポート機能の強化です。こちらは細かい部分をいろいろを改善したのですが、一番わかりやすい改善例は、図形のインポートができるようになったことです。

取り込んだ後の図形はcrossnote側で編集が可能です。

詳しい内容など、お問い合わせはお気軽にこちらまでお問い合わせください。

crossnoteの新しい仲間、HIVEと、crossnote ver 1.7.3を昨日リリースしました。

crossnote HIVEとは、ドキュメントの検索を大幅に高速化し、さらにブラウザでアクセスできるようにする仕組みで、Google検索のように、ドキュメントに手軽に素早くアクセスできます。

ブラウザからHIVEを利用した画面例です。

Google検索と違うのは、ユーザ毎に参照権限に応じて見せる、見せないをコントロールしていることと、管理属性（ドキュメント・キーワード）による絞込みも自在にできるという点です。

crossnote本体のように、プロジェクト-フォルダの階層構造からアクセスすることもできます。

crossnoteドキュメントであれば、HTML変換された状態で見ることができます。PDFはViewer内で参照でき、ExcelやWord、Power Pointファイルなどはダウンロードして参照する形になります。

HIVEが導入されている環境では、crossnoteクライアントからの検索も強化されます。まず、チェックアウトしていないドキュメントも検索できるようになります。またクライアントとサーバー側が連動して検索処理を行うので、作成中のドキュメントでも漏れなく検索されます。

こちらはcrossnoteクライアントから検索した場合です。

クライアントで作成中のドキュメントについては、背景色が水色で表示されています。

さらにHIVEを使い、ドキュメントをワンタッチで外部公開することもできます。例えばcrossnoteのユーザ・マニュアルは今回この方式に変更しました。

この方法でcrossnoteドキュメントを用いてマニュアルを作成すれば、ドキュメント・ステータスを「公開」ステータスに変更するだけでHTMLに変換して外部に公開することができ、さらにマニュアル内をキーワード検索までできるようになります。

ちなみに、この外部公開するドキュメントのヘッダ、フッダ部分はカスタマイズできますよ！！！

最後に、crossnote本体で新しくリリースした機能として、「スケジュール機能」をご紹介します。

crossnote内のプロジェクトやフォルダ、およびVirtual Document内などに対してスケジュールを設定し、それをガントチャートとして表示できるようになりました。個別のドキュメント毎の編集スケジュールを同時に表示させることで、計画としてのスケジュールとと実際のドキュメント毎の作業状況が一目瞭然です。

詳しい内容など、お問い合わせはお気軽にこちらまでお問い合わせください。

本日1月31日、crossnoteの薬事業務向けオプション機能としてContact Report ver 2をリリースし、大手製薬メーカー様にご導入いただきました。

Contact Reportは開発薬事においてPMDA(医薬品医療機器総合機構)やMHLW(厚生労働省)などとの一連のやり取りを記録し・活用するための仕組みです。これを導入することにより、以下のような問題の解決を目指します。

・属人性の排除

・回答の一貫性の確保

・プロジェクト進捗状態の見える化

このようなシステムを実際に現場で浸透させ、「使えるシステム」にするには、誰にでも簡単で使いやすく、かつ思ったことが直感的にすぐ実現できることが何よりも重要であると、私たちは考えています。

このため、Contact Reportの開発に当たっては、ユーザ様にも色々とご協力頂き、実際に動くシステムを提示して出てきた意見をシステムに反映させる、というプロトタイピングを何回も繰り返して参りました。また最新のWeb技術を用いながら、使い心地の良さを追求しました。結果、シンプルで誰にでも使いやすいインターフェースを実現できたのではないかと思います。

またセキュリティにも配慮したシステムとなっており、利用ユーザ毎にアクセスできる情報を細かく設定可能です。

弊社のドキュメンテーション・システムcrossnoteをベースとすることで、コンタクト時にやり取りしたドキュメント類を管理でき、さらに業界標準であるDocumentumとの連携も可能です。Windows環境のActive Directoryを用いたユーザ管理にも対応しています。

こちらの製品についての販売については株式会社シェアーサイトへお問い合わせください。

本日、crossnoteをバージョンアップしました。今回のバージョンアップでは細かい機能改善およびパフォーマンス・チューニングを行いました。主なものをピックアップして説明します。

１．ファイル操作全般のパフォーマンスを向上させました

クライアントで利用しているベースのEclipseファイルシステムの使い方を改め、無駄をなくすことで、ファイル操作全般にわたりパフォーマンスを改善しました。

２．コミット操作がより直感的になりました

コミット対象を選択的に行う場合の操作が、より直感的に行えるように修正しました。

３．crossnoteドキュメントを直接Web公開できるようになりました

crossnoteにはファイルの公開機能があり、ファイルのドキュメント・ステータスを「公開」に変更するだけでWebなどで公開することができますが、この機能にcrossnoteドキュメントを対応させました。crossnoteドキュメントの場合、公開ステータスに変更されたタイミングで自動的にHTMLやPDF、Wordなど、指定したフォーマットに変換してからWebで公開します。

他にも数多くの機能改善を行っています。詳しい内容など、お問い合わせはお気軽にこちらまでご連絡ください。

前回のメジャー・バージョンアップからちょうど1ヶ月ですが、昨日ver 1.7.1をリリースしました。今回のリリースでは主に以下のような対応を行っています。

■　サーバー・リポジトリ参照機能

■　中国語対応

■　前回のリリースでまだ十分ではなかったパフォーマンス改善

まずはわかりやすいところから。中国語対応の結果をご覧ください。

ちょっと画面が小さくて、わかりにくいかもしれませんが 😉 … 中国語環境では上記のように中国語で表示されるようになりました。これで、日、英、中の3カ国語対応になりました。

次に、サーバー・リポジトリ対応について。これは「プロジェクトのセットアップ（チェックアウト）」を行わなくてもドキュメントが見れるようになった、ということです。なお編集するには今まで通りにプロジェクトのセットアップが必要です。

画面のワークスペースViewに、「サーバー・リポジトリ」というアイコンが追加されています。

これを開くと、以下のようなサーバー側のリポジトリを参照する画面が開き、参照権限のあるドキュメントを直接開いて見ることができます。

なおブックマークからも、セットアップしていないドキュメントを参照できます。また、crossnoteドキュメントの参照コピー機能も、リポジトリの直接参照に対応しています。これで参照コピー先が別プロジェクトになっていても困ることはありません。

最後にパフォーマンス改善ですが、前回のパフォーマンス改善で対応を見送った部分を対応し、本来目標としていたパフォーマンス水準に達しました。バージョンアップ直後の最初の1回目の起動はそんなに変わらないのですが、それ以降起動する場合のスピードがぜんぜん違うと思います。

詳しい内容など、お問い合わせはお気軽にこちらまでお問い合わせください。

1年10ヶ月ぶりのメジャーバージョンアップとなるVersion 1.7.0をリリースしました。ベースフレームワークであるEclipseのバージョンを3.6から4.3の最新版に変更し、同時に大幅なパフォーマンス・チューニングやユーザーインターフェースの改良を実施しました。

■ ベースソフトウェアをEclipse 4.3ベースにバージョンアップ

■ ファイル検索画面の改良

■ パフォーマンス・チューニングによる起動時間などの短縮

Eclipse 4.3をベースとしたことで、デフォルトの画面は見た目が大幅に変更されて青っぽい画面になっています。

見た目(一般設定のテーマ)は切り替えることができます。 Windows XP (Olive) のテーマを選択すると以下のような画面に変わります。

検索画面はエディタ領域に表示するようにし、複数の絞込み条件を指定できるようになりました。またプロジェクト属性やドキュメント属性などの管理属性による検索が行いやすくなりました。

さらにコールドスタート状態からの大量のドキュメントを含む場合での起動時間や、フォルダを開くのにかかる時間のパフォーマンスを大幅に改善しています。

詳しい内容など、お問い合わせはお気軽にこちらまでご連絡ください。

9月3日にcrossnote ver 1.6.11をリリースしました。

今回のリリースでは Virtual Documentと呼ぶ機能を追加しています。これは複数のドキュメントを1つの仮想的な入れ物で管理する仕組みです。Virtual Documentは用途に応じてPluginで拡張して利用できるようになっています。

まず、素のVirtual Documentの例をお見せします。

Virtual Documentでは仮想的なフォルダを作り、その下に自在にドキュメント・リンクを配置することができます。各ドキュメント・リンクは過去の特定時点のドキュメントにFIXさせることもできますし、セットアップしていないプロジェクトのドキュメントでも開くことができます。またフォルダ単位で編集予定を設定することも可能です。

さて、これをPluginを入れて拡張し、ドキュメント構成エディタとして利用する場合の例をお見せします。

この例では、Virtual Documentはドキュメント構成ファイルを扱うようにPluginで拡張しています。フィアル名ではなく、タイトルとして扱うようにしています。

詳しい内容など、お問い合わせはお気軽にこちらまでご連絡ください。

昨日（７月３日）、crossnote ver 1.6.10をリリースしました。

今回のリリースではタスク管理機能を追加し、タスク管理からドキュメントの承認申請、バージョン管理までを統合的に扱えるようになりました。

１．扱いやすいタスク管理機能

例えば、ドキュメントを翻訳している場合、ソースドキュメントに修正が入ると、翻訳ドキュメントにも修正が必要になりますね。このようにドキュメント修正に絡むちょっとしたTODOを管理するための機能が、タスク管理機能です。

タスクはドキュメントをドラッグ＆ドロップするだけで簡単に追加でき、ステータスの変更や担当の切り替えなども右クリックメニューでさくっと実行できます。

さらに担当者にはタスクがアサインされたことが自動的にメール通知されます。非常に手軽に使えることが、この機能の「売り」です。

２．承認申請をタスクに統合

ドキュメントの承認申請をタスクとして実行できます。承認状態は変更履歴として記録されており、誰がいつ、どのバージョンに対して承認を行ったのかがわかるようになっています。

３．バージョン管理を統合化

ドキュメントの改訂バージョンを「1.1」のようにメジャーバージョン、マイナーバージョンとして管理できるようにしました。

メジャーバージョンは承認時に、マイナーバージョンはコミットする度に+1します。この改訂バージョンは単なる属性項目ですので、手修正も可能です。

４．その他

デジタルコミュニケーションズ社の新旧文書比較ソフト（サーバー版）との連携が可能になりました。操作が統合されていますので、利用は簡単です。

詳しい内容など、お問い合わせはお気軽にこちらまでご連絡ください。

昨日（３月２６日）、crossnote ver 1.6.9をリリースしました。

今回のリリースでは以下のような対応を行いました。

■ 大量ドキュメントを扱った場合の動作スピードを大幅に改善
■ 類似ファイルの提示
■ ブックマークおよび参照履歴
■ 画像プレビュー（サムネール機能）

あまりくどくど説明してもしょうがないので、ここでは特徴的な部分だけを抜粋して説明します。

１．類似ファイルの提示

ファイルをクリックするだけで、そのファイルに類似したファイル名のリストを表示する機能です。これは多分めちゃめちゃ便利だと思います。

下の例は「TEST2｣プロジェクトの「マニュアル構成_JP.xlsx」を選択したときの類似ファイルの表示例です。

「マニュアル構成_JP.xlsx」に類似したファイル名として「マニュアル構成_EN.xlsx」を検出して表示しています。チェックアウトしているドキュメント全体から類似ファイルを探しますので、別のプロジェクトのファイルでも検索できます。また単にファイル名だけでなく、属性項目（ドキュメント・キーワード）やファイルの更新日時も表示します。

２．ファイルの参照者のチェック

重要なファイルについて、ちゃんとみんな見てくれているな？　と気になることはありませんか？　そんなときにとっても便利な、ファイルを見た人、見ていない人を一覧する機能です。

「開く」「エクスポート/コピー」など、どんな操作をしたのかもわかります。こちらもファイルのプロパティの１項目になっており、予め「参照者」のタブを選択しておけば、ファイルを選択しただけで表示されます。

３．ちょっと変わった「ブックマーク/参照履歴」機能

ブックマークはよく使うファイルを登録しておくことで、すぐに参照できるようにするための機能です。このブックマークって、実は情報の宝庫だったりしますよね。一人で独占しているのはもったいないです。

なので「他のユーザのブックマークを見る」ことができるようにしてみました。

右上に「他のユーザのブックマークを見る」というメニューが、それです。

なお他の人に見られないようにしたい場合には「プライベート」に設定することもできます。また参照権のないファイルについてはファイル名が表示されません。

ここでは今回のリリースにおけるcrossnoteならではの特徴的な部分だけを説明しました。詳しいお問い合わせについてはこちらまで。

昨夜、crossnote ver 1.6.8をリリースしました。

今度のバージョンアップはちょっと地味です。が、20項目近い修正を行っており、特に管理作業をかなりすっきりさせることができました。一番の目玉は、やっぱり地味なのですが 🙂 ドキュメントステータスによりファイルを公開する仕組みを載せたことです。

地味ではあるものの、とっても便利な機能ですよ。

例えば、crossnoteで管理しているファイルについて、ワンタッチでWebで公開して誰でも見れるようにしたいとか、ファイルサーバーに公開したいとか、そういった作業がドキュメント・ステータスを変更するだけでできるようになりました。

Webで公開する場合、こんな感じでWebブラウザで選んでダウンロードできるようになります。

もちろん、事前設定は必要です。予め、admintool（管理用ツール）でプロジェクトの公開設定をしておきます。

あとは、ドキュメントのプロパティから、ドキュメントステータスを「公開」にするだけです。

他にも、今回のリリースでこんなことに対応しています。

■　お知らせメール

例えばfacebookなどで「誰々様が更新しています」などと通知しててくれる機能がありますが、あれと似た機能です。

お知らせメールをプロジェクトに設定しておくと、ドキュメントを変更したり、コメントが付けられたような場合に、その変更を取り込んでいないユーザに対して、１日１回どんな変更があったのかをまとめたメールを送ります。取り込んでいる場合には送りません。

■　変更履歴の過去バージョンのエクスポート

過去時点のドキュメントのエクスポートメニューを用意しました。ドキュメント単独の変更履歴を表示している場合には、変更履歴Viewから直接ドラッグ＆ドロップで取り出すことも可能です。

■　admintoolの大幅なパワーアップ

(1) admintoolでプロジェクトの移動ができるようになりました。

(2) プロジェクトを新規作成する際、テンプレート・ポートフォリオを用意し、そのフォルダ構造をコピーして作成することができるようになりました。

(3) admintoolでプロジェクトにメンバーアサインする際、デフォルトのワークグループについて、メンバーの役割を設定できるようになりました。

(4) 使用ディスクを自動監視し、契約容量の上限に近づいた場合にメールが飛ぶようになりました。

(5) admintoolの管理者のメールアドレス変更が、管理者自身が行えるようになりました。

ぜひお試しください。（お問い合わせはこちらまで）