大量のメールが飛び交う
投稿日:2007年04月20日 作成者:yasunaka
タイトルはスパムメールの話ではありません。
システム開発のプロジェクトではメールは必需品だと思いますが、あまりにも大量のメールがやり取りされていて、結局良く見ていない、なんてこと、ありませんか？
メールって言葉でのやり取りと異なり、やり取りしたことが記録に残るし、後で検索とかもできるので、使って当たり前、いまや空気のような存在に近い（？）のかもしれません。またCC:（カーボンコピー）で関係者に一斉に配布できるので、周知という意味でも非常に優れています。でもその便利さが故に、メール依存度が非常に高まり、システム開発プロジェクトにおいても非常に大量のメールがやり取りされるようになりました。
しかし結果としてあまりにも大量のメールのために、プロジェクトメンバが見なくなってしまっている場合があるとすると、情報共有という観点では本末転倒なのかもしれません。
メールの問題点として、以下のようなことがあると思います。
１．情報が分類されていない。欲しい情報にフォーカスしずらい。
２．メールで意見を表明すると「とげとげしく」見える。
メール自体には情報を分類するための仕組みがないので、自分で振り分けルールを一生懸命作ったり、件名の書き方に統一ルールを作って徹底的に守らせる、などといったことする必要があります。しかしなかなかこの分類をきちんと運用するのは難しいものです。でもこれが無いために、見る側が見たい情報かどうかが中身を見ないとわからないために、いちいち全部チェックするのが面倒くさい→見るのやめた、となってしまうのではないでしょうか？
もうひとつの問題点として、メールで意見を表明すると「とげとげしく」見えるっていうか、よく『炎上』したりすることがありませんか？ Face-to-faceのコミュニケーションだと相手の表情がわかるので、相手の感情を考えながら話す内容を変えることもできるわけですが、メールって書いた後にしか、しかも相手のリプライの文面からしか相手の感情が読み取れません。なのでメールだけでやり取りしていると、ちょっとしたことで炎上したりするんだと思います。
プロジェクトの中でそういった現象が起こると、傍から見てよくわからんことで大量のメールがやり取りされることになり、当然その中身はまともに見ない人が増えることになります。
ここはひとつ、メールの代わりにFace-to-faceのコミュニケーションをもうちょっと増やしてみませんか？